Reuniones de trabajo efectivas

Cuántas veces te habrás preguntado si las reuniones de trabajo que llevas a cabo en tu día a día profesional son realmente productivas o te han hecho perder un tiempo precioso para sacar curro puro y duro.

Según las estadísticas realizadas por la empresa de software para medir productividad Workmeter:

• El 91% de las personas se distrae durante la reunión.
• El 39% se duerme en algún momento.
• El 96% de los empleados se pierde alguna reunión y no asiste.
• El 45% se siente agobiado por el número de reuniones que debe atender.
• El 73% hace otras cosas durante las reuniones.
• El 47% se queja de que las reuniones son una pérdida de tiempo en el trabajo.

A pesar de estos desalentadores datos, las reuniones de trabajo son algo fundamental y necesario. De hecho, el simple hecho de sentarnos a hablar con un compañero de trabajo ya es una reunión. El objetivo es saber qué reuniones son realmente necesarias y cómo organizarlas.

Principales tipos de reuniones de trabajo

Daily Huddle o reuniones diarias

Daily Huddle o más conocida como la daily es una reunión diaria. Al ser diaria es una reunión que no debe durar más de 15 minutos.
Sirve para responder tres preguntas y organizar el día:
¿Qué hice ayer?, ¿Qué tengo que hacer hoy? y ¿Qué obstáculo me encuentr?
La intervención de cada miembro no deber ser mucho mayor que un minuto y cualquier tema a desarrollar que se extienda de esto debe tratarse a parte de la daily.

Reuniones semanales o tácticas

Es un similar a la daily pero de mayor duración, entre una hora y 90 minutos. Dependiendo del tamaño de la empresa podrá participar todo el departamento o solo sus responsables. Esta reunión sirve para tomar decisión más tácticas sobre los proyectos de nuestros equipos.
Se suelen realizar o al principio de la semana o al final.

Reuniones mensuales o estratégicas

Estas reuniones son de mayor duración (entre 2 y 4 horas) y normalmente se hacen por departamentos. Sirven para establecer la estrategia del departamento orientado, esta vez, a la consecución de los objetivos de la empresa.
En estas reuniones, además, se puede aprovechar para dar algunas formaciones necesarias y son muy útiles a la hora de alinear los mandos intermedios y superiores.

Reuniones anuales o Retreat

Su traducción del inglés sería retiro. Son reuniones anuales que normalmente se hacen en un espacio fuera de la empresa. Ya sea un hotel, una casa rural, etc. Pueden durar desde un día a una semana y participa toda la empresa lo que hace que permita conocerse a empleados de departamentos diferentes.
El objetivo de la Retreat es plantear una estrategia de trabajo a largo plazo. Para ello este tipo de reunión se divide en dos partes. La que tiene que ver con la parte del negocio: presentaciones, charlas… Y la que pretende fomentar los lazos de unión entre los miembros de la empresa o team building a través de actividades, dinámicas y ocio.

Reuniones one to one

Éstas son, quizá, las reuniones más efectivas entre todas y las más infravaloradas al mismo tiempo. Son reuniones que pueden durar entre media hora y hora y media. Son privadas entre dos personas con el objetivo de alinear las tareas de cada uno con las estrategias de la empresa. También se tratarán en estas reuniones la evolución del trabajador dentro de la compañía.

Cómo hacer una reunión de trabajo más productiva

Para que una reunión sea eficiente y productiva debes plantearte algunas cuestiones previas.

1. ¿La reunión realmente es necesaria?

Parece obvio pero en la práctica si nos hiciéramos esta pregunta más veces quizá no llevaríamos a cabo muchas reuniones y aprovecharíamos para adelantar trabajo.

2. Sin propósito claro no hay reunión

Si no puedes formular el propósito de una reunión de manera concisa, probablemente no deberías convocarla.

3. Ningún asistente innecesario

No invites a nadie que no sea estrictamente necesario que esté en la reunión o ambos estaréis perdiendo un tiempo precioso.

4. Sin agenda, no hay reunión

Plantea una agenda para la reunión. Te servirá para que sea más organizada y para que los asistentes también puedan ir preparados. Usa la técnica del Time Blocking, divide tu tiempo en bloques y respétalo, aseguran los que usan esta técnica que su productividad aumenta un 50%.

5. Las reuniones eficaces tienen la duración justa

Ten en cuenta la regla siguiente: haz la reunión lo más corta posible. El tiempo ajustado ayuda a las personas a enfocarse y no despistarse ni salirse del tema.