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Cómo gestionar de manera eficaz tu tiempo en el trabajo

Consejos para mejorar la productividad

Cómo gestionar de manera eficaz tu tiempo en el trabajo

Pasamos muchas horas en la oficina y muchas no son todo lo productivas que querríamos. Nos sentimos desbordados de trabajo y no sabemos de dónde sacar más tiempo. Alargamos las horas de dedicación, o nos llevamos “deberes” a casa para terminar o adelantar tareas robándonos nuestro propio tiempo de descanso y de calidad de vida.

Lo cierto es que en la era de Internet y de los avances tecnológicos cada vez resulta más difícil concentrarnos y focalizarnos en una única tarea.

Los grupos de Whatsapp, la cantidad de newsletters que recibimos, Twitter, Instagram, Facebook… podría decirse que estamos rodeados de auténticos ladrones de tiempo que hacen que cada vez nos resulte más difícil poner toda nuestra atención en lo que estamos haciendo, tanto en el trabajo como en nuestra vida privada.

El tiempo es muy valioso, por eso en el artículo de hoy vamos a profundizar en algunas técnicas y herramientas para gestionarlo y en la planificación de tareas para que optimices más fácilmente el trabajo y evites… ¡hacer más horas que un reloj!

Desarrollar nuevos hábitos

Lo primero que te recomendamos es desarrollar nuevos hábitos. Básicamente dos:

1. No distraerte cuando estás en el trabajo.
2. Planificar tus objetivos y prioridades.

¡Recuerda que después de 21 días haciendo algo concreto se convierte en un hábito! Así que todo es proponérselo.

1. Identificar cuáles son las principales distracciones en el trabajo

Trata de averiguar cuáles son, obsérvate; ¿qué es lo que te roba más tiempo en el trabajo? Internet, Whatsapp, las redes sociales, procrastrinar, las interrupciones de compañeros, las llamadas telefónicas personales… ¿Cuáles de estas distracciones son las que te hacen perder tiempo?

Parte de la premisa que aunque vayas a planificarte tienes que ser flexible porque no podrás evitar que un compañero o compañera se acerque a ti para comentar eso o aquello… O que Whatsapp esté on fire. Lo que sí puedes hacer es gestionar mejor esas interrupciones inevitables.

Por ejemplo, dejando espacios programados en la jornada laboral para leer newsletters, contestar mensajes, o simplemente para poder tomar un café de calidad con un compañero de trabajo. Y esto nos lleva al paso 2.

Photo by Sonja Langford on Unsplash

2. Planificar tus tareas

Existen herramientas,corrientes de time management, y técnicas de organización del tiempo que pueden resultar de gran ayuda a la hora de planificar tu día.

Lo primero de todo; toma nota de estos 5 consejos sencillos para administrar bien tu día:

1. Planificar las tareas de forma realista.

2. Ordenar las prioridades en función de los objetivos.

3. Delimitar los tiempos. Marca bloques de tiempo para tareas. Por ejemplo, 20 minutos únicamente para responder emails, en lugar de responder cada vez que te entre uno nuevo en tu pantalla. 

4. Organizar un horario. 

5. Incentivar el tiempo libre conseguido.

Todo es cuestión de tenerlo claro, ponerle actitud positiva y ayudarte de herramientas y técnicas que te faciliten la productividad. Veamos algunas.


Herramientas para planificar y priorizar

Matriz de Covey


Es muy probable que hayas oído hablar de la Matriz de Covey. Stephen Covey fue un autor norteamericano especializado en la efectividad personal. En su libro Los siete hábitos de las personas altamente efectivas, explica su método para establecer prioridades; la llamada matriz de Covey.

Básicamente plantea dos ejes: Importante-No importante (en relación al propósito que se quiera cumplir) y Urgente-No urgente (en función de si requiere atención inmediata o no).

Photo by You X Ventures on Unsplash

Combinando estas dimensiones obtenemos cuatro cuadrantes.

Cuadrante 1: Aquí irían todas las tareas que son importantes y prioritarias. Los fuegos que tienes que apagar durante el día. Por ejemplo, la urgencia de un cliente que exige una solución.

Cuadrante 2: Son tareas importantes pero no urgentes, no requieren tu atención inmediata pero sabes que son importantes para tu trabajo. Por ejemplo, planificar una estrategia en equipo, asistir a un webinar, o leer algunos posts para mantenerte actualizado.

Cuadrante 3: Son tareas que no son importantes pero sí urgentes. Por ejemplo, llamadas imprevistas, para ti no son esenciales pero sí tienen valor para otras personas. Ahí entran otros factores como: aprender a decir no o también saber delegar.

Cuadrante 4: Tareas no importantes ni urgentes pero que hacemos por costumbre. Contestar a grupos de Whatsapp o publicar en tu cuenta personal de Instagram.

Dicho esto, te proponemos que hagas un ejercicio para saber dónde ubicas la mayoría de tareas y otras cosas que haces en tu tiempo laboral. Analiza tus acciones durante unos días. Después, saca conclusiones. ¿Hay demasiadas cosas en el cuadrante 4? ¿Te pasas el día apagando “fuegos”? Seguro que podrás aprender a gestionarte mejor.

Si llevar a cabo el método de Covey te resulta complicado puedes inspirarte en su idea y dibujar dos ejes; establecer en el primer cuadrante lo verdaderamente prioritario, en el segundo lo que crees es importante pero menos prioritario, en el tercero, lo que todavía es menos urgente y, finalmente, en el cuarto cuadrante, mete ahí cosas y tareas que definitivamente sabes no son prioritarias (por ejemplo, leer una newsletter) y que puedes dejar para tu tiempo de descanso, o como recompensa al haber terminado una tarea concreta.

Time blocking. Delimitar los tiempos.

Algo ya te hemos adelantado al respecto. Se trata de una técnica de productividad para planificar el día por adelantado o dicho de otro modo, consiste en reservar bloques de tiempo y dedicarlos a llevar a cabo tareas concretas.
Con esta técnica tan sencilla conseguirás procrastinar menos, mantenerte concentrado y aumentar tu productividad.


¿Cómo empezar a utilizar el time blocking?

El primer bloque de tiempo que tienes que reservar es para planificar. Por ejemplo, a primera hora de la mañana resérvate 15 minutos para ordenar el resto del día, o si prefieres prepara en domingo lo previsto para la semana entrante.

Utiliza un calendario, por ejemplo, el Google Calendar, para planificarlo todo. Te recomendamos que utilices diferentes colores para diferenciar los bloques, siempre será más visual y ¡motivante!

La visión del calendario elaborado de este manera te aseguramos que ayuda a reducir el estrés al sentir que estás en control de tu tiempo bien organizado.

Uno de los hábitos a adquirir es el de planificar cuánto tiempo empleas en realizar una tarea. Al principio puede que no tengas ni idea, pero con la práctica diaria conseguirás ser más realista con los tiempos y conseguirás también cumplir más fácilmente tu planificación.

Un consejo, deja bloques en blanco para imprevistos, llamadas inesperadas, emails que tardarás en responder… O sea, mejor ser flexibles y no frustrarse si al final del día no has conseguido todo lo que te habías propuesto, a causa precisamente de los posibles imprevistos.

Otro consejo, no llenes el calendario de bloques. La idea es dejar de lado el multitasking, así que define 3 grandes bloques al día, y alguno más pequeño. Mientras estés trabajando en uno de los bloques de tiempo, evita distracciones, así, pon en modo avión el teléfono o boca abajo la pantalla del móvil, cierra las redes sociales, etc. ¡Que nada te interrumpa! Es muy satisfactorio ver cómo uno avanza en sus tareas a lo largo del día.

Si eres de los que alargas horas en el trabajo, bloquea espacio para tu tiempo libre. De esta manera, al verlo en el calendario le darás la importancia que merece a la vez que estableces un compromiso contigo mismo para dedicar tiempo a lo que realmente te aporta felicidad y bienestar.

Photo by Sabri Tuzcu on Unsplash

En cuánto a herramientas aquí te dejamos algunas:

App Pomodoro. Existen varias con la misma función. En esencia, es un temporizador para ayudarte a establecer bloques de 45 minutos de máxima concentración. También puedes usar tu propio temporizador del móvil.
To Do’s. Existen distintas apps y en el mismo Google Drive hay plantillas para ayudarte a elaborar listas de tareas. Es una manera de volcarlo todo para luego priorizar con más facilidad.
Basecamp, Asana y Trello: son plataformas que están genial para gestionar el trabajo, los proyectos y para organizar las tareas de equipos en línea.

Y el consejo más importante; no olvides que el tiempo es oro y te pertenece. Tú tienes la capacidad para organizarte mejor y conseguir cumplir lo que te propongas. Solo tienes que ponerle actitud, eliminar los patrones que te roban tiempo, planificarte… y en suma ¡tomar el control de tu tiempo!

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